Doel
Snel, eenvoudig en veilig extern beschikbaar stellen van (grote) bestanden vanaf Synology NAS.
Aanleiding/overwegingen
- Soms zijn bestanden te groot om per E-mail te kunnen worden verzonden.
- Soms wordt een E-mail onderweg tegengehouden omdat de bijlage een mogelijk gevaarlijke inhoud heeft (exe, bat, of andere uitvoerbare bestanden die code bevatten)
- De hieronder beschreven uitvoering is nog een heel verhaal geworden, omdat alle instellingen de revue passeren. Eenmaal ingesteld kan je echter binnen twee minuten een bestand op veilige wijze delen.
- Ik houd zaken graag in eigen beheer zonder gebruik te maken van diensten van derden. (Google Drive, Dropbox, WeTransfer etc.) De cloud bestaat niet! Het is het computer systeem van iemand anders.
- Ik heb een account ‘AdHoc’, dat overigens altijd uitgeschakeld is, maar dat ik (uitsluitend voor toegang met Synology FileStation op home directory) even open kan stellen als mensen iets willen uploaden of downloaden. Telkens kortstondig en steeds met een vernieuwd sterk wachtwoord. Het werkt en is dikwijls handig, maar toch is dat voor een eenvoudige download van 1 bestand nog wel een wat omslachtige manier van doen.
- De mogelijkheid van Synology FileStation om bestanden ook extern te delen is hiervoor een uitkomst. Het gaat via beveiligde verbinding (https), afgeschermd met een wachtwoord (per bestand in te stellen) via een automatisch gegenereerde link (niet te raden qua bestandsnaam). Bovendien kan toegang met een tijdvenster beperkt worden.
Voorbereiding
- Elk bestand op de NAS kan vanuit Synology FileStation gedeeld worden. Voor het eigen overzicht heb ik in de Home directory een map Share gemaakt, waarin ik de te delen bestanden plaats, maar nodig is dat niet.
Uitvoering
De uitvoering is gedaan met DSM versie 7.0.1-42218.
Log in op de NAS en ga naar het persoonlijke menu. Er moet (als dit nog niet bestaat) eenmalig een E-mail adres ingesteld worden als afzender wordt gebruikt voor het verzenden van een bericht naar de begunstigde met de link naar het te versturen bestand.
Kies in het menu ‘E-maillevering’ en vervolgens ‘Toevoegen’.
Ik selecteer Customize voor het instellen van eigen E-mail service provider.
In de wizard ‘E-mailaccount instellen’ kunnen (net als met uw E-mail client) de gegevens voor het gewenste account ingesteld worden.
Daarna ga openen we FileStation en gaan naar de directory waar het te delen bestand zich bevindt. Ook hier wil ik een aantal eenmalige aanpassingen maken voor het verzenden van de bestanden.
Ga naar ‘Instellingen’
Onder het tabblad ‘Koppelen/verbindingen’ en bij ‘Gedeelde koppelingen’ is in te stellen wie bevoegd zijn om bestanden te delen. Standaard alleen wie in de beheerdergroep zit. Desgewenst is het mogelijk om ook andere gebruikers hun bestanden op deze wijze te laten delen.
Stel een en ander naar wens in. Ga bij ‘Gedeelde koppelingen’ geheel naar beneden om de ‘Aangepaste instellingen’ te kiezen
Hier heb ik een jpg plaatje geselecteerd om een persoonlijke achtergrond te creëren. Speel met de opties voor vullen en kleur bij wisselende schermgrootte van de browser om het effect ervan te zien en te selecteren.
Eventueel is ook een logo toe te voegen dat in een van de hoeken van het scherm geplaatst kan worden. Bij mij is het al in de achtergrond opgenomen, dus laat ik dat achterwege. Tenslotte is een voettekst in te vullen, die onder op het scherm zal verschijnen.
Via de knop ‘Voorbeeldweergave’ is te bekijken hoe het download scherm er voor de gebruiker uit zal zien.
Selecteer het bestand om dit beschikbaar te stellen en roep via de rechter muistoets het menu op.|
Terzijde: Bovenin is de optie ‘Versturen als e-mailbijlages’ zichtbaar. Een eenvoudige manier om snel per E-mail als bijlage een bestand aan iemand toe te zenden vanuit de Disk Station Manager.
Voor nu kiezen we de onderste optie ‘Delen’.
In het scherm voor ‘Delen met anderen’, zien we allereerst de Koppelingsinstellingen. Het bestandspad met daaronder de gegenereerde link, die de koppeling naar het bestand vormt.
Er zijn drie icoontjes zichtbaar waaruit we een methode kunnen kiezen om te delen. De eerste kopieert de link naar het klembord om zelf verder te verwerken. De derde geeft een QR code, met een link naar het bestand. We gaan straks verder met de tweede optie, waarbij we de QR code en de link per E-mail zullen verzenden.
Eerst kijken we nog even naar de instellingen ‘Beveiligd delen inschakelen’.
Kies hier voor openbaar delen (Intern is slechts voor overige NAS gebruikers).
Geef een (uiteraard sterk) wachtwoord op om de toegang beveiligd te houden. Vergeet niet om die ook aan de begunstigde door te geven.
Tenslotte kan onder ‘Geavanceerde opties’ nog een tijdvenster worden opgegeven. Standaard is dit de komende 24 uur.
Ook kan een beperking in het aantal toegestane toegangen worden ingesteld.
Resultaat
Ik selecteer nu het middelste E-mail icoontje om het resultaat te zien en de link per E-mail te verzenden. Merk op dat hier het eerder opgegeven afzender adres gekozen kan worden als afzender. In het bericht is de QR-code zichtbaar met de link. Vul het bericht naar wens aan met uw tekst en uitleg.
NB. Tot nu toe heb ik de verzonden mail nergens terug kunnen vinden. Daarom wellicht soms handig om jezelf ook in de CC op te nemen.
Als de ontvanger de E-mail ontvangen heeft en van daaruit op de link klikt, wordt hem/haar eerst om het opgegeven wachtwoord gevraagd. Pas daarna verschijnt de knop om het bestand te downloaden.
Tot slot kijken we nog even via het FileStation menu ‘Gereedschap’ en kiezen daar ‘Beheer gedeelde koppelingen’ uit het menu. Dat brengt ons in een scherm, waar we de ingestelde share nog kunnen bewerken of verwijderen. Ook is hier te zien of voor koppelingen de tijdslimiet is verstreken.
Wanneer de tijdslimiet is verstreken, dan leidt de verstrekte link tot de volgende melding:
Wanneer de gedeelde koppeling is verwijderd, dan leidt de verstrekte link tot de volgende melding:
Tips
Het voorbeeld bestand is overigens de door mij gemaakte QR-code betaal plug-in voor Woocommerce, die automatisch op de afreken pagina een QR-code toont welke met de bank app gescand kan worden.
Zie: PEP-wooqr QR-code plug-in voor Woocommerce betalingen.