Privécloud met Synology Drive

Doel

Van elke locatie op eenvoudige wijze bestanden op NAS plaatsen en synchroniseren van bestanden met PC en notebook. Online beschikbaar voor tablet en smartphone. Ook kan een back-up van bestanden op de NAS worden bijgehouden en worden de foto’s van mijn smartphone en tablet automatisch ge-upload. Handig en veilig.

Aanleiding/overwegingen

Als het even kan wil ik niet aan Google drive, Microsoft OneDrive, Samsung Cloud Drive, Adobe Creative Cloud, Dropbox of hoe al die cloud oplossingen verder ook allemaal mogen heten. Uw bestanden komen niet in de wolken. Cloud betekent dus “op het computer systeem van iemand anders”. Bedrijven die nog al graag persoonlijke informatie verzamelen. Ik heb de zaken bij voorkeur in eigen beheer en gebruik daarvoor de NAS.
Nadeel met de nieuwe DSM 7.0 en Synology drive is dat het niet meer mogelijk is om mappen te synchroniseren met tablet of smartphone. Losse bestanden offline beschikbaar stellen, wat wel mogelijk is, vind ik nogal beperkt. Dit speelt voor mij eigenlijk alleen in vakantie, wanneer ik mijn totale “SynchronisatieMap” met belangrijke documenten juist ook offline beschikbaar wil hebben. Ik los het op door het dan in zijn geheel op een SD kaartje te zetten. Uitsluitend voor het geval ik geen verbinding heb.

Voorbereiding

Ik ga er vanuit dat de netwerk poort die gebruikt wordt voor DSM op de router doorgegeven wordt (port forwarding) naar de NAS.
Ook moeten Firewall regels voor die poort naar wens zijn aangepast.

Installatie en configuratie op NAS

Log in op de NAS en ga naar het Package Center. Zoek bij de pakketten naar de Synology Drive Server, die we gaan installeren.

Het kan zijn dat er een melding komt omdat een of meer benodigde onderdelen ontbreken.

Druk op ‘Ja’, om deze ook te installeren.

In het hoofdmenu zijn er nu drie onderdelen bij gekomen:

Synology Drive Admin Console, waar het beheer plaatsvindt.
Synology Drive, waarmee via een browser de bestanden benaderd kunnen worden. Ik ga daar verder niet op in.
Synology Drive ShareSync, dat gebruikt kan worden om bestanden met een andere NAS te synchroniseren. Ik ga daar verder niet op in.

We selecteren de Synology Drive Admin Console

Druk op ‘Ja’, om de webpagina te vernieuwen en start daarna opnieuw vanuit het hoofdmenu.

Er volgt eerst nog wat uitleg.

In de Admin Console kijken we, zoals hierboven gezegd, naar de Teammap. Vooralsnog wil ik alleen “Mijn bestanden” ingeschakeld hebben. Dat is standaard het geval. Het maakt onder de eigen Home directory een map “Drive” aan, waarin we mappen en bestanden kunnen plaatsen om te synchroniseren.

Selecteer ‘Mijn bestanden’ en druk vervolgens op ‘Versiebeheer’.

In het scherm ‘Versiebeheer’ kan worden ingesteld hoe we willen omgaan met versies van documenten. Standaard staat het aan en op 8 versies per document. Dat betekent dat we na (mislukte?) wijzigingen altijd nog terug kunnen naar een eerdere versie van elk document. Overweeg de wenselijkheid van versie beheer en de beschikbare ruimte die hiervoor nodig is. Vooral als het gaat om heel veel of heel grote bestanden.
Ik kies vooralsnog niet voor Intelliversioning, omdat mij niet duidelijk is welke intelligentie gebruikt wordt om te bepalen welke versie bewaard wordt.

Druk op ‘OK’ om de eventuele wijzigingen op te slaan.

Terug in de Admin Console zien we in het overzicht dat de server gezond verklaard wordt en dat er nog geen clients actief zijn.

De lijst met clients is dan ook leeg. Kijk hier later nog eens en zie wat de status van de verbindingen is.

In het logboek staat nu natuurlijk ook nog niet veel bijzonders. Kijk hier later nog eens en zie wat hier allemaal wordt bijgehouden. Merk op dat het logboek geëxporteerd kan worden en dat hier ook diverse instellingen aangepast kunnen worden.

Voor het voorbeeld maak ik onder de map Home/Drive een ‘SynchronisatieMap’. Deze map, met al wat daarin zit wordt met de synchronisatie meegenomen. Ik maak daarvoor nog een ‘Dit-Is-Mijn-TestMap’ en plaats in elk van de mappen een document.
Ik adviseer om dat zo te doen, om de synchronisatie map te duidelijk te onderscheiden van de back-up map, die straks door de Drive client op de PC gemaakt zal worden.

Uitleg en instelling ‘Pakketgebruik’:

Voorlopig houd ik alles even bij de standaard instellingen.

Uitleg en instelling ‘Inhoudindexering’:

Uitleg en instelling ‘E-mailmeldingsservice’:

Uitleg en instelling ‘Weergavenaam’:

Uitleg en instelling ‘Synchronisatie inschakelen/uitschakelen’:

Uitleg en instelling ‘Bestandseigendomoverdracht’:

Er zijn momenteel geen bestanden aan een andere gebruiker over te dragen.
Druk op ‘Toepassen’ om de eventuele wijzigingen op te slaan.

Hiermee zijn we op de NAS voorlopig even klaar. Ik schakel nu over op mijn oude notebook, de HP-2740P, waarop ik de Drive Client zal installeren.

Installatie Drive Client

Voor mijn PC thuis heeft het niet veel toegevoegde waarde om de Drive Client te installeren. Je kunt immers bij alle gedeelde mappen. Buitenshuis is dat anders. Daarom installeer ik het op mijn notebook.
Ga naar: https://www.synology.com/nl-nl/support/download

Selecteer achtereenvolgens producttype ‘NAS’, dan het gewenste model en tenslotte de juiste versie van DSM die wordt gebruikt.

Druk op ‘Download’ bij de Synolgy Drive Client.

Selecteer het gewenste pakket afhankelijk van het operating system.

Ik heb het MSI bestand gedownload en start hiermee de installatie.

Ik ga akkoord met de licentieovereenkomst en druk op ‘Volgende’.

Druk op ‘Installeren’ (als getoonde informatie daarvoor geen beletsel is).

Configuratie van Synchronisatietaak

Omdat ik in het scherm hiervoor het vinkje voor het starten van de toepassing aan heb laten staan, kunnen we meteen verder om de configuratie van de toepassing in te stellen.

In het volgende scherm worden de verbindings gegevens voor de NAS ingevoerd.

Omdat ik gebruik maak van 2-stapsverificatie wordt mij gevraagd om de 6-cijferige code van de Synology ‘Secure SignIn’ App.

In het volgende scherm kies ik eerst voor het aanmaken van een Synchronisatietaak.

In het volgende scherm zien we dat de maplocatie al ingevuld is op NAS en op uw computer. Voor die laatste wil de toepassing een map “SynologyDrive” maken onder de profielmap van de gebruiker. Daar is wat voor te zeggen, maar ik zie de gesynchroniseerde documenten liever onder “Mijn Documenten”. Daarom kies ik ervoor deze locatie te wijzigen.

Kies (desgewenst) ‘Wijzigen’ om de maplocatie op de computer te wijzigen.

In het volgende scherm selecteer ik de map “Documents”

Laat het vinkje staan om in de geselecteerde map een map SynologyDrive aan te maken en druk op daarna ‘OK’.

Hieronder is te zien dat de Maplocatie is gewijzigd. Ik haal het vinkje voor Synchronisatie op verzoek weg. Dit zorgt ervoor dat alle inhoud niet pas gedownload wordt als we het nodig hebben, maar steeds offline beschikbaar is. Dat kost weliswaar meer ruimte op de harde schijf (Check of die voldoende is!), maar het zorgt er tevens voor dat de documenten lokaal beschikbaar zijn. Ook wanneer er ergens geen online verbinding met de NAS mogelijk is.

Druk daarna links onder in het scherm op ‘Geavanceerd’. Al is het maar om te kijken wat daar mogelijk is.

Zie hoe de eerder gemaakte SynchronisatieMap op de NAS al geselecteerd is om te synchroniseren. Druk op de tab ‘Bestandsfilter’.

Zie welke bestands extensies worden gefilterd. merk op dat *.pst (= offline outlook bestanden standaard NIET worden meegenomen. Druk op de tab ‘Synchronisatiemodus’.

Hier staat standaard de tweerichting synchronisatie geselecteerd.|
D.w.z. op NAS gewijzigd wordt gedownload. Op computer gewijzigd wordt ge-upload. Hier gewist wordt daar gewist en omgekeerd.

Druk op Toepassen indien aanpassingen zijn gedaan. Anders ‘Annuleren’ om het scherm te sluiten.

Rechts onder in de Systemtray is een icoontje verschenen van Synology Drive. Wanneer je hierop klikt wordt het volgende schermpje geopend. Daarin is de status en een overzicht van de laatste wijzigingen te zien.

Bekijk meldingen. Met het gele icoontje rechts boven ga je rechtstreeks naar de map SynologyDrive, waarin zich de SynchronisatieMap bevind. Hier is te zien dat inmiddels de op de NAS geplaatste documenten al naar het notebook zijn overgebracht.

Rechts onder bij dat Systemtray schermpje zit het menu ‘…’ waarmee je weer naar de instellingen kunt.

Door het vakje met “Mijn bestanden” te selecteren, kun je via het menu erboven weer naar de ingestelde synchronisatie regels.

Configuratie van Back-uptaak

Via de Drive Client kunnen we ook een back-up taak aanmaken. Naast het maken van een volledige image back-up van het systeem, kan het handig zijn met een iets grotere regelmaat een back-up te maken van gemaakte documenten, die zich buiten de synchronisatie map bevinden. B.v. “Mijn Documenten”, Afbeeldingen, Muziek, Video’s en evt. Downloads.

Vanwege de Synchronisatietaak is er al een verbinding met de NAS. Hier hoeven we de gegevens voor de verbinding dus niet opnieuw in te vullen.

Vervolgens kunnen bron en doel mappen worden geselecteerd.
Onder Documenten zet ik het vinkje voor de map SynologyDrive uit. Deze documenten staan immers al gesynchroniseerd op de NAS (met versie beheer) én op het Notebook en hoeven wat mij betreft niet ook nog weer eens in de back-up meegenomen te worden. Dat de map hier verschijnt is het gevolg van mijn eerdere keuze om ook de gesynchroniseerde documenten onder “Mijn Documenten” te willen zien.

Merk op dat voor het doel onder /home/Drive automatisch een map Back-up wordt gemaakt, met daarin een map met huidige computernaam van mijn notebook ‘HP-2740P’ als map, waarin de backup geplaatst zal worden. Door deze systematiek is het voor de gebruiker mogelijk de back-up van bestanden van meerdere systemen op de NAS te plaatsen.

Selecteer links onder de knop ‘Back-upregels’

Pas de instellingen desgewenst aan en druk dan op ‘Toepassen’ of sluit het scherm met ‘Annuleren’. Druk daarna op het scherm met Back-upbron en Back-updoel op ‘Volgende’

We komen nu in het scherm waar we de Back-up modus kunnen selecteren. Bij de optie ‘Continue back-up’, wordt constant gekeken of er in geselecteerde mappen een document wijzigd. Als dat het geval is, wordt er meteen weer een backup van gemaakt. Uiteraard werkt dit alleen wanneer er een verbinding met de NAS is. Bij de optie ‘Handmatige back-up’ vraagt het een zekere discipline om dat dan ook met enige regelmaat te doen. Telkens voor afsluiten van het notebook is dan misschien een goede gewoonte. Bij de optie ‘Geplande back-up’, kan een dag en tijd worden ingevuld. Zaak natuurlijk wel dat het dan ook aan staat en er een verbinding met de NAS is.

In mijn geval had ik voor ‘Continue back-up’ gekozen. De backup van de bestanden wordt dan ook meteen gemaakt. Hieronder is te zien dat de back-up is voltooid. Direct komt ook de optie voor ‘Herstellen’ in beeld, voor het geval je een bestand uit de gemaakte back-up terug wenst te zetten.

Wanneer ik nu op de NAS kijk met FileStation, is te zien dat in de backup de hele directory structuur is meegenomen. De door mij geselecteerde mappen Documents, Downloads, Music, Pictures, Videos zijn (, uiteraard met inhoud, ) geplaatst onder /Home/Drive/Backup/HP-2740P/C/Users/janpep

Synchroniseren op Tablet of Smartphone

Tot slot wil ik mijn SynchronisatieMap, met alle documenten daarin beschikbaar hebben op mijn Tablet en Smartphone. Zoek in Play store naar ‘synology drive’ en bekijk alle informatie van de App.

Lees en accepteer de bovenstaande informatie.

Wanneer de App wordt geopend komen meteen in de instellingen, waar domein of IP adres met (voor DSM ingestelde) poortnummer, gebruikersnaam en wachtwoord moeten worden opgegeven. Ik ga ervan uit dat er een certificaat op de NAS is geplaatst en een beveiligde https verbinding wordt afgedwongen en gebruikt.

In mijn geval wordt, vanwege het gebruik van 2-stapsverificatie met ‘Secure Signin’ weer om de verificatie code gevraagd. Vanaf de telefoon, waarop ook deze code verschijnt, voegt het niet veel aan veiligheid toe om dit telkens weer te moeten doen. je kan dan overwegen het vinkje bij ‘Dit apparaat vertrouwen’ aan te zetten.

We zien vervolgens onder ‘Mijn bestanden’ zowel de ‘SynchronisatieMap’ alsook de map ‘Backup’, waaronder de backup van mijn notebook bestanden beschikbaar is. Kan handig zijn, maar ook mogelijk tot verwarring leiden. Onthoudt steeds wat origineel is en wat back-up. De back-up kan handig zijn om in te zien, maar is natuurlijk niet bedoeld om de bestanden vervolgens in te bewerken.

Ga om de rest van instellingen en mogelijkheden te bekijken naar het menu links boven.

Selecteer het tandwiel icoontje om naar de instellingen te gaan.

Bij ‘Informatie’ zien we de inlog gegevens en kan je je Afmelden (uitloggen).

Bij Instellingen kan voor telefoon eventueel gekozen worden om de gegevens uitsluitend over Wifi te downloaden.

Bij ‘Beveiligingsinstellingen’ kunnen nog wat aanpassingen gedaan worden.

Bij Analytics zet ik het vinkje uit. Standaard doorloop ik zo altijd bij alles wat ik installeer de instellingen en verborgen hoeken. Vervelend dat het standaard aan staat om ‘weet ik veel wat allemaal’ te delen met Synology voor de verbetering van het programma. Dat laat ik maar even over aan anderen. Er zullen er genoeg zijn, die hier niet komen en het aan laten staan.

Als er documenten zijn gedeeld of een Teammap is gemaakt, kunnen ook hier documenten zichtbaar worden, die door meerdere mensen toegankelijk zijn. Ik ga daar nu even aan voorbij. Laten we nog even kijken onder ‘Computers’

Daaronder is opnieuw de map te zien met de eerder gemaakte back-up van de documenten van het notebook.

Tips

Als toevoeging op deze functionaliteit kan overwogen worden om Synology Office te gebruiken.
Zie: https://www.synology.com/nl-nl/dsm/feature/office
Foto’s bekijken op smartphone of tablet kan handig met Synology Photos. Deze App geeft tegelijkertijd de mogelijkheid om de foto’s die je met je mobiele apparaat hebt gemaakt te uploaden naar een gewenste map op de NAS. Daarmee zijn ze dan ook meteen veilig gesteld.